Videos de eventos de empresa: conferencias, presentaciones, ferias

Los videos de eventos – un recuerdo audiovisual

Los videos de eventos recogen los momentos más relevantes del evento, es un recuerdo audiovisual que perdura en el tiempo. Se usan para promocionar el evento ante sus participantes, clientes, otros stakeholders y  patrocinadores. Conocer la estructura del evento será decisivo para planificar su filmación.

Vídeos de eventos

Vídeos de eventos – Presentación de producto

Un evento lleva un gran trabajo organizarlo – además de los costes, claro – y la única forma de poder difundirlo y que siga presente para los participantes, clientes y distintos grupos de stakeholders una vez finalizado en su difusión vía web, redes sociales, ferias etc.

No hay dos eventos iguales aunque puedan tener el mismo formato y se repitan en distintos momentos del tiempo o en distintas localizaciones. Se puede planificar todo en detalle, pero a la hora de su inauguración está siempre presente el factor humano de los participantes – y organizadores – Esto hay que verlo como algo positivo y que diferencia a uno de otro.

Simplemente hay que estar con los ojos bien abiertos y ver, intuir qué va a pasar para poder estar listos y filmar la acción, esos pequeños detalles que personalizan un evento y en cierto modo lo hacen único.

Preproducción

Antes de comenzar con la preproducción del vídeo de evento es necesario conocer las características del mismo, tener un planing para poder prever los medios técnicos necesarios recomendables para dicho evento como pueden ser el número de cámaras o el uso de una pequeña grúa portátil o estabilizadores de cámara, trípodes una escalera o mástil para filmar tomas elevadas etc.

Así se puede elaborar un sencillo guion de actuación para conocer en todo momento qué es los que va a pasar y dónde.

Filmación de un video de evento

El día del evento con la ayuda del planning, de ese breve guión, conociendo el desarrollo del mismo de antemano va a ser una gran ventaja para la filmación de un video de evento. Así se podrá preparar el cámara en el lugar adecuado en el momento oportuno antes de que empiece la acción y filmar!

Eso si, siempre eligiendo el mejor encuadre, dentro de las posibilidades que ofrezca el espacio para que sea más atractivo el vídeo final.

A pesar de toda la planificación habrá que tener grandes dosis de intuición y observación, para poder filmar momentos que surgen de repente y que pueden dar un toque diferenciador al vídeo de eventos.

Edición del video de eventos

Los vídeos de eventos corporativos deben ser como el propio evento, dinámicos, con ritmo y al mismo tiempo repletos de sentimientos y emociones. Una buena música acorde con el evento será algo fundamental,  se puede combinar con una voz en off, entrevistas, 3D animaciones, infografía, fotografías y otras imágenes y medios gráficos de archivo para darle un toque único.

Habitualmente se graba una gran cantidad de material que luego, en la postproducción habrá que cortar, seleccionar y editar. Se puede crear un trailer de unos 3-5 minutos de duración en el que se recojan los momentos más relevantes del evento. Esto supone una gran labor de síntesis, visionar horas de material filmado para presentar al cliente una selección de fotogramas que ilustre todo el desenlace es todo un pequeño desafío.

También se puede realizar un vídeo resumen más amplio de unos 15-20 minutos de duración recogiendo más en detalle el evento incluyendo incluso un discurso de inauguración del evento o un resumen de cada ponencia.

Por otro lado, en este último caso, en los vídeos de conferencias o ponencias además de estos dos vídeos se puede grabar con voz todas y cada uno de los ponentes para que quede recogido el contenido y la empresa difundirlas posteriormente vía web, redes sociales o en otros seminarios.

Tipos de videos de eventos

Se puede decir que hay tantos videos de eventos como clases de eventos.

Videos de eventos - promocionar evento

Los videos de eventos se usan para promocionar un evento ante patrocinadores

Por tener una referencia se puede distinguir entre:

Video de eventos sociales

Esta es una categoría muy amplia así que se podría subdividir en otra clásificación.

Videos de eventos deportivos

Como pueden ser vídeos de carreras, vídeos de fútbol, baloncesto, vídeos de incentivos para empresas, campeonatos de pádel, tennis o frontón, carreras de bicis, videos de carreras de motos o coches y otro tipo de videos de competiciones deportivas.
En este tipo de vídeos deportivos se trata de recoger el esfuerzo, las emociones, el afán de superación, a competitividad y la merecida recompensa a ese esfuerzo.

Se pueden realizar con una única cámara que se va desplazando de lugar para ir contando la historia del evento desde antes de la salida, los preparativos, recogiendo la salida de los participantes en imágenes así como el transcurso de esta en otros lugares. Si se puede disponer de varias camaras todavía mejor Así se puede dejar alguna fija en puntos interesantes y otra dedicarla a seguir a participantes en el circuito, hacer entrevistas etc.

Si es una carrera es interesante situarse en un lugar elevado por donde transcurra el circuito para recoger el esfuerzo de los atletas al subir, o los saltos en moto si se trata de un circuito de bicicross o motocross.
Por supuesto no debe faltar la llegada. Recoger el rostro de los participantes al cruzar la línea de meta y sus caras de esfuerzo, quizás muestras de compañerismo y todas las emociones y singularidades inesperadas que vayan surgiendo al aproximarse al fin de la carrera.

Vídeos de presentaciones en feria

Son el recuerdo audiovisual de la empresa en la feria, para ello se puede filmar incluso el montaje/desmontaje del stand, la llegada de los visitantes, saludos, detalles de todo tipo, el ambiente en general, el espacio alrededor del stand etc. Acudir a una feria para darse a conocer una empresa es algo costoso, pero que seguro que se recompensa en el tiempo con nuevos pedidos y clientes.
El poder mostrar a estos y a otros potenciales clientes que no hayan podido acudir a la feria es una gran herramienta para el departamento de marketing. Así se elevará la tasa de retorno de la inversión considerablemente en el espacio y en el tiempo.

Para poder mantener este efecto proyectado el mejor medio es un vídeo de la feria que se pueda difundir a través de las redes sociales, la web de la empresa, en otras ferias o presentaciones etc.

Vídeos de conferencias, simposium o ponencias

En este tipo de video de conferencias, simposium o ponencias es esencial recoger un audio de los ponentes con excelente calidad si se quiere recoger como instrumento de archivo y formativo la totalidad de las ponencias. Por supuesto se puede elaborar un trailer cortito de unos minutos de duración con los momentos más relevantes del evento.

Vídeos de presentaciones de producto

En este tipo de videos de de presentaciones de producto o servicio si que es muy útil conocer el planing del evento para poder estar listo para filmar cada etapa por la que atraviese el mismo.

Fotografo de eventos